01-08-2015

Процедура оформления использования личного автотранспорта в служебных целях

На некоторых предприятиях возникает производственная необходимость использования личного автотранспорта в служебных целях. Есть специальная нормативная база, обязывающая работодателя проводить компенсацию затрат, которые несет владелец авто, используя его в служебных целях. Использование личного авто происходит в результате договора аренды между организацией и владельцем автотранспортного средства. Возможна просто разовая выплата за использование авто без составления договора аренды. Подробно о процедуре использования личного автотранспорта на производстве может рассказать корпоративный юрист.

Чтобы получать компенсацию затрат на ремонт, обслуживание и заправку личного транспортного средства, нужно этот момент прописать в трудовом соглашении или в дополнении к нему. Право на компенсацию затрат такого типа содержится в ст. 188 ТК РФ. Сумма компенсации оговаривается, рассчитывается и согласовывается обеими сторонами договорных отношений.

Руководитель предприятия обязан издать приказ о начислении такой компенсации. В приказе должна быть указана сумма компенсации и сроки ее выплаты. Сумма такой компенсации не ограничена, ее можно рассчитать так, чтобы максимально восстановить затраты на использованный автомобиль, но существуют определенные ограничения, которые влияют на налог с прибыли предприятия. Организации будет выгодно, если затраты не будут превышать следующие показатели:
- до двух тысяч м3 – 1200 руб. в мес.
- больше двух тысяч м3 – 1500 руб. в мес.
Если сумма компенсации превышает вышеуказанные цифры, то эта разница выплачивается за счет чистой прибыли предприятия.

Затраты, которые несет владелец авто, на топливо рассчитываются согласно государственным нормам, выписанным в распоряжении Министерства транспорта РФ N АМ-23-р. Все расходы на топливо должны подтверждаться кассовыми чеками и путевыми документами, а расчет проводиться согласно указанному документу.

Компенсация выплачивается при наличии всех положенных документов, которые владелец авто обязан предоставить в бухгалтерию предприятия. А именно:
- Паспорт технического состояния авто – копия;
- чеки кассовых аппаратов на приобретенное топливо и другие материалы – оригиналы;
- акты выполненных работ, оформленные положенным образом - оригинал;
- путевые листы – оригиналы с подписями и печатями.
Путевой лист может быть оформлен в свободной форме, бланк для его заполнения не обязателен. Но этот документ должен нести определенную информацию, которая отражается в обязательном порядке и заверяется ответственным лицом. То есть на путевом листе обязательно указывается:
- Наименование;
- Дата составления путевого листа;
- Полное юридическое название организации;
- Содержание хозяйственной операции с указанием пункта прибытия и убытия подотчетного сотрудника в течении рабочего дня;
- Подписи ответственных лиц и печать организации.

Если использование личного автомобиля в служебных целях происходит регулярно, целесообразно оформить договор аренды. Этот договор представляет, с одной стороны, арендодатель (сотрудник, владеющий автомобилем), а с другой стороны – арендатор (организация, которая использует это авто). Договор определит период использования автомобиля и сумму арендной платы, которую ежемесячно организация будет перечислять сотруднику. Этот документ составляется письменно, регистрировать его не обязательно. В таком случае все расходы, которые понесет арендодатель, включаются в состав расходов организации и не облагаются налогом на прибыль.

Процедура оформления использования личного автотранспорта в служебных целях

Дополнительно по теме